Manuais
PHC GO Add-on - Informação Contabilística Digital
 
O add-on Informação Contabilística Digital permite automatizar e simplificar determinados processos no envio de dados para o contabilista.

Assim, este add-on para além de validar o SAF-T dia sim dia não irá permitir o envio automático para o contabilista de:

  • SAF-T mensal, anual ou ambos para o contabilista em determinado dia de cada mês.

  • Inventario para o contabilista em determinado dia e em determinado mês.

  • Analises e listagens globais selecionadas nos parâmetros.

  • Envio de anexos de compras a fornecedor.

  • Envio de anexos de despesas de tesouraria.

    Informação

    Para utilização destas 2 opções anteriores, terá que possuir o produto Attachments


  • Envio de compras em regime de autofaturação.

  • Envio de Adiantamentos de clientes.

  • Envio de Faturas de clientes.

  • Envio de Recibos de clientes.

  • Subscrição de envio por e-mail de análises globais.

Informação

Este add-on apenas está disponível a partir da gama Corporate


Ao instalar o Add-on, é necessário preencher os parâmetros do separador Informação Contabilística Digital (grupos Geral, Envio do SAF-T, Envio de inventário, Documentos de compra e Documentos de venda) para que o agendamento automático possa ser executado corretamente, de forma a validar e/ou enviar o SAF-T conforme pretendido.


Notas

Ao instalar este add-on, são criados na sua base de dados, 5 templates de e-mail para servirem como base para configuração do mesmo.

  • Envio de documentos de compras
  • Envio de documentos de vendas
  • Envio de SAF-T
  • Envio do Inventário
  • Envio de análises


Notas

Ao instalar este add-on, uma tarefa, visível no dashboard do seu PHC GO, será criada para o(s) utilizador(es) configurados como Administradores de Sistema contendo a informação de que o add-on necessita de ser configurado.
Nesta tarefa, existem as seguintes ligações:

  • Configure os parâmetros
  • Crie subscrições de análises
  • Valide os templates de e-mail
  • Configure o agendamento
  • Como configurar o Add-on Informação Contabilística Digital
    • A data de fim dessa tarefa é a data de instalação do add-on + 1 mês.


Como é que devemos configurar o add-on para que os automatismos funcionem?

Iremos de seguida explicar como devemos proceder para configurar o add-on, que campos estão disponíveis para configurar e qual o propósito de cada um deles:

Assim para configuramos o add-on devemos:
  • Aceder aos parâmetros da aplicação (Menu>Parâmetros)
  • Abrir a secção Informação Contabilística Digital

Na secção Informação Contabilística Digital estão disponíveis os seguintes campos que passamos a explicar:

Grupo: Envio do SAF-T


  • Tipo de SAF-T a enviar - Serve para definir que tipo de SAF-T pretendemos enviar. Pode ser mensal, anual ou mensal + anual

  • Período do SAF-T anual - Apenas a utilizar para o SAF-T anual. Pode ser Anual ou Anual parcial (mês anterior)
    • Anual - Significa que o SAF-T anual que irá ser produzido e enviado terá o período desde o inicio do ano atual até ao mês anterior ao atual.
    • Anual parcial (mês anterior) - Significa que o SAF-T anual que irá ser produzido e enviado será apenas do mês anterior ao mês atual.

  • Dia do envio do SAF-T - Este campo serve para indicar qual o dia de cada mês que se pretende que o SAF-T seja produzido e enviado.

  • Receber aviso de sucesso de validação do SAF-T - Quando ativo significa que o utilizador irá receber nas notificações um aviso da validação com sucesso do SAF-T (Validação efetuada a cada dois dias).

  • Anexar analise - Serve para selecionar uma analise a ser enviada em anexo conjuntamente com o SAF-T. Apenas estão disponíveis para selecionar analises ativas que não sejam de registo e que não tenham variáveis de utilizador.

  • Formato do ficheiro da analise - Serve para indicar qual o formato da analise que pretendemos enviar. Pode ser PDF, Excel ou PDF + Excel.


Notas

É executada uma rotina a cada dois dias do mês para validação do SAF-T.

Sempre que o processo de validação do SAF-T correr e der algum erro, será criada uma tarefa a informar do erro:
"Saft-t Mensal mês de xxx com erro" e "Saft-t Anual mês de xxx com erro"
Na tarefa será criada uma ligação por cada erro encontrado para possibilitar a navegação para o registo que retornou o erro.

Sempre que o processo de entrega de saft-t correr com sucesso será gerada uma notificação de sucesso a informar:
"Saft-t Mensal mês de xxx enviado com sucesso para o e-mail xxx." e "Saft-t Anual mês de xxx enviado com sucesso para o e-mail xxx."



Grupo: Geral


  • Remetente do e-mail - Serve para identificar qual o remetente do envio do e-mail.

  • Template do e-mail - Serve para selecionar e definir qual o template de e-mail que pretendemos para o envio do e-mail. Apenas estão disponíveis para selecionar templates cuja entidade é Configuração de analises.

  • Anexar ficheiros enviados na base de dados - Quando ativo significa que os ficheiros produzidos e enviados serão também anexados à Ficha da empresa. Esta opção apenas tem efeito se tiver licenciado o produto Attachments.


Grupo: Envio do inventário


  • Dia do envio do inventário - Este campo serve para indicar qual o dia do mês que pretendemos enviar o inventário.

  • Mês do dia do inventario - Este campo serve para indicar qual o mês que pretendemos enviar o inventário.

  • Anexar analise - Serve para selecionar uma analise a ser enviada em anexo conjuntamente com o SAF-T. Apenas estão disponíveis para selecionar analises ativas que não sejam de registo e que não tenham variáveis de utilizador.

  • Formato do ficheiro da analise - Serve para indicar qual o formato da analise que pretendemos enviar. Pode ser PDF, Excel ou PDF + Excel.

    Notas

    Se o envio do inventário for executado com sucesso, será criado um aviso aos utilizadores.

    Caso sejam detetados erros no envio, será criada uma tarefa onde será possível verificar cada erro encontrado.

    Grupo: Envio de Documentos (Vendas)


    • Template do e-mail para envio de documentos - Este campo permite selecionar um template de e-mail para utilizar no envio dos documentos de vendas. Esta lista contém os templates de e-mail da entidade Configuração de Análises.
      No conteúdo do template selecionado é possível utilizar as variáveis #DOCDATE# e #DOCTABLE# para exibir a data de referência e a lista de documentos enviados, respetivamente

    • Enviar documentos de faturação - Ao selecionar esta opção, diariamente será enviado um e-mail contendo os ficheiros PDF dos documentos de faturação (FT, FR, FS), notas de crédito (NC) e notas de débito (ND) que tiveram a via original impressa no dia anterior.

    • Enviar adiantamentos de clientes - Ao selecionar esta opção, diariamente será enviado um e-mail contendo os ficheiros PDF dos adiantamentos de clientes que tiveram a via original impressa no dia anterior.

    • Enviar recibos - Ao selecionar esta opção, diariamente será enviado um e-mail contendo os ficheiros PDF dos recibos de clientes que tiveram a via original impressa no dia anterior.

    • Receber aviso após envio dos documentos de vendas - Caso selecione esta opção, irá receber um aviso após o envio dos documentos de venda.
      Esse aviso será exibido no dashboard do PHC GO, na área das Notificações.

    Grupo: Envio de Documentos (Compras)


    • Template do e-mail para envio de documentos - Este campo permite selecionar um template de e-mail para utilizar no envio dos documentos de vendas. Esta lista contém os templates de e-mail da entidade Configuração de Análises.
      No conteúdo do template selecionado é possível utilizar as variáveis #DOCDATE# e #DOCTABLE# para exibir a data de referência e a lista de documentos enviados, respetivamente

    • Enviar anexos das compras - Ao selecionar esta opção, diariamente será enviado um e-mail contendo os ficheiros anexados aos registos de compras. Serão enviados os anexos introduzidos no dia anterior.

    • Enviar anexos das despesas - Ao selecionar esta opção, diariamente será enviado um e-mail contendo os ficheiros anexados aos registos de despesas de tesouraria. Serão enviados os anexos introduzidos no dia anterior.

      Informação

      Para utilização destas 2 opções anteriores, terá que possuir o produto Attachments.
    • Enviar documentos de autofaturação - Ao selecionar esta opção, diariamente será enviado um e-mail contendo os ficheiros PDF dos documentos de compra configurados com a opção Autofaturação, que tiveram a via original impressa no dia anterior.

    • Receber aviso após envio dos documentos de compras - Caso selecione esta opção, irá receber um aviso após o envio dos documentos de compra.
      Esse aviso será exibido no dashboard do PHC GO, na área das Notificações.

      Dicas

      Para além da rotina de envio automático que correrá todos os dias, como explicado atrás, caso possua o plano Advanced ou Expert, existe a possibilidade de executar a rotina de envio dos documentos de vendas e envio de documentos de compras que tiveram a via original impressa, ou os anexos, em um intervalo de datas específico.

      Para efetuar este procedimento, através do menu localizado no lado esquerdo da página, aceda ao ecrã de Envio de documentos de vendas por e-mail ou Envio de documentos de compras por e-mail ( Menu > Processamentos e SAF-T(PT) > Processamentos e Emissões )
      Existe a possibilidade de, para além do envio das análises definidas nos parâmetros, Anexar análise, poderá subscrever o envio por e-mail de outras análises para si, ou para o seu contabilista a partir do ecrã Subscrições de análises ( Menu > Informação Contabilística Digital > Subscrições de análises ).

      Notas

      Para saber mais sobre como subscrever análises, veja aqui.
      Informação

      • Este add-on utiliza configuração de agendamentos pelo que existe uma limite diario de agendamentos por plano.
        Abaixo encontra-se a tabela de agendamentos por plano.

        Agendamentos por plano
        PlanoGrowStarProExpert
        Agendamentos2 p/dia10 p/dia20 p/dia

      • O ecrã de subscrição de análise apenas está disponível a partir do plano Advanced.