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PHC GO Como configurar e usar Lotes nos artigos
 
A gestão de stocks de artigos com lotes, representa identificar entradas de produtos com várias características (especificidade, validade, etc.), e gerir os stocks por vários critérios (LIFO, FIFO ou FEFO) que explicaremos de seguida.

No PHC GO, é no ecrã Lotes, que será feita a gestão de todos os seus lotes, ou seja, neste ecrã é possível introduzir lotes, consultá-los e efetuar algumas ações relacionadas com os mesmos.Também poderá optar pela criação do lote no momento da inserção de um documento de entrada de stock, como um Dossier Interno, ou um documento de Compra a fornecedor.

infoInformações

A utilização de Lotes está disponível nos planos Advanced e Enterprise.
Passemos de seguida à explicação da configuração necessária no PHC GO, para utilização da gestão de stocks de artigos com lotes.
 
 

1. Configuração da base de dados para utilização de lotes

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Parâmetros ( menu Menu > Definições > Gerais ).

  2. Ative o parâmetro Utiliza Gestão de Lotes para guardar na base de dados a utilização da gestão de stocks de artigos com lotes.

  3. Escolha no parâmetro Valorização do lote usado por omissão qual a valorização por defeito a ser utilizada pela aplicação, quando não definida da ficha do artigo que vai ser gerido com lotes.
    Os métodos de valorização disponíveis são:
     
    • FIFO (First In, First Out) - O primeiro lote a entrar será o primeiro lote a sair.

    • LIFO (Last In, First Out) - O ultimo lote a entrar será o primeiro lote a sair.

    • FEFO (First Expired, First Out) - O lote com a data de validade mais recente será o primeiro lote a sair.

  4. Pressione botão Gravar para salvar as alterações nos parâmetros da aplicação.


2. Configuração dos métodos de custeio nas séries de documentos

É na Configuração das séries de documentos de faturação ou séries de dossiers internos que se define o método de custeio dos artigos.

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Séries de Documentos de Faturação ( menu Menu > Definições > Séries de Documentos ).

  2. Escolha um documento, por exemplo a Fatura, e pressione Edite.

  3. Abra a secção Campos do documento, deve selecionar o campo Tipo de preço de custo.Este campo permite definir qual o custo unitário a apresentar em cada documento de faturação, podendo selecionar preços específicos para lotes, ficará disponível Custo Ponderado por Lote e Último preço por Lote.

  4. Pressione o botão Grave.

  5. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Séries de Dossiers Internos ( menu Menu > Definições > Séries de Documentos ).

  6. Escolha um documento, por exemplo a Encomenda de Cliente, e pressione Edite.

  7. Abra a secção Campos do dossier deve selecionar o campo Tipo de preço de custo.Este campo permite definir qual o custo unitário a apresentar em cada documento de faturação, podendo selecionar preços específicos para lotes, ficará disponível Custo Ponderado por Lote e Último preço por Lote.

  8. Pressione o botão Grave.


3. Configuração de artigos com lotes

Nem todos os artigos poderão geridos com lotes, assim, poderemos definir individualmente quais vão ter uma gestão por lotes.

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Artigos e Servços ( menu Menu >Artigos e Serviços ).

  2. Pressione o botão Introduza Artigo.

  3. Preencha os campos obrigatórios Referência e Designação, assim como outros campos relevantes da ficha do artigo.

  4. Abra a secção Outras Configurações e ative o campo Usa Lotes.
    tips_and_updatesDicas

    O campo Valorização do Lote, determina a ordem de saída do lote de cada artigo conforme o método selecionado.

    Caso não escolha nenhum valor neste campo, a aplicação usa por omissão o método escolhido no parâmetro Valorização do lote usado por omissão.

    Se por outro lado, preencher o campo Valorização do Lote, a aplicação usa o método definido particularmente para este artigo.


  5. Pressione o botão Grave.


4. Criação de lotes nos documentos

A criação de lotes para os artigos pode ser realizada de duas formas:

  • Por introdução no ecrã de Lotes.

  • Por introdução direta nos ecrãs de documentos como Compras ou Dossiers Internos.

Vamos explicar o processo por criação do lote num documento de Compra a fornecedor.

tips_and_updatesDicas

  • Para saber como criar os lotes no ecrã respetivo, carregue aqui

  • Para saber como criar os lotes no ecrã de movimentos de stock, carregue aqui

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até ao documento de compras V/Fatura (menu Menu > Compras > Compras ).

  2. Pressione o botão Introduza V/Fatura.

  3. Preencha no campo Fornecedor um fornecedor para registar a entrada artigo com lotes.

  4. Na secção Detalhes adicione o artigo anteriormente criado, preencha o campo Lote, com a informação pretendida e pressione o símboloadd, para que o lote seja criado aquando do processo de gravação da compra.

  5. Adicione toda a informação importante nos restantes campos da compra.

  6. Pressione o botão Grave.

  7. Na linha criada pressione o ícone link, e escolha a opção Lotes para consultar os dados do lote criado.


5. Utilização do método de valorização FIFO

Vamos explicar de seguida o processo de emissão dos documentos de venda, de artigos com lote, com a aplicação da valorização FIFO, por exemplo numa Fatura.

Partimos de um cenário em que já temos na nossa base de dados, vários lotes criados:

LoteData de Entrada
Lote110.10.2020
Lote215.12.2020
Lote312.02.2021

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Fatura ( menu Menu >Vendas > Faturação ).

  2. Pressione o botão Introduza Fatura.

  3. Preencha no campo Cliente, um cliente aleatório.

  4. Na secção Detalhes, na coluna Referência, digite o artigo anteriormente configurado.

  5. Verifique que na coluna Lote, automaticamente é selecionado o Lote1, uma vez que foi o primeiro lote a entrar para esse artigo.

    6. sticky_note_2Notas

    Se existirem lotes diferentes para o mesmo artigo, no mesmo dia, a horas diferentes, a pesquisa para a sugestão automática do lote é efetuada pela a hora de entrada dos lotes, aplicando assim o lote correto, de acordo com a valorização de lote do artigo.
  6. Adicione toda a informação importante nos restantes campos da fatura.

  7. Pressione o botão Grave. Caso tenha o documento em estado rascunho, assine o documento.


6. Utilização do método de valorização LIFO


Vamos explicar de seguida o processo de emissão dos documentos de venda, de artigos com lote, desta vez com a aplicação da valorização LIFO, mais uma vez numa Fatura.

Partimos do mesmo cenário em que já temos na nossa base de dados, vários lotes criados:

LoteData de Entrada
Lote110.10.2020
Lote215.12.2020
Lote312.02.2021

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Fatura (menu Menu >Vendas > Faturação ).

  2. Pressione o botão Introduza Fatura.

  3. Preencha no campo Cliente, um cliente aleatório.

  4. Na secção Detalhes, na coluna Referência, digite o artigo anteriormente configurado.

  5. Verifique que na coluna Lote, automaticamente é selecionado o Lote3, uma vez que foi o último lote a entrar para esse artigo.

    6. sticky_note_2Notas

    Se existirem lotes diferentes para o mesmo artigo, no mesmo dia, a horas diferentes, a pesquisa para a sugestão automática do lote é efetuada pela a hora de entrada dos lotes, aplicando assim o lote correto, de acordo com a valorização de lote do artigo.
  6. Adicione toda a informação importante nos restantes campos da fatura.

  7. Pressione o botão Grave. Caso tenha o documento em estado rascunho, assine o documento.


7. Utilização do método de valorização FEFO


Por fim, vamos explicar o processo de emissão dos documentos de venda, de artigos com lote, desta vez com a aplicação da valorização FEFO, mais uma vez numa Fatura.Neste caso, queremos gerir lotes com data de validade, e pretendemos vender primeiro os artigos pertencentes ao lote com data de validade mais próxima da data da venda.

Partimos do mesmo cenário em que já temos na nossa base de dados, vários lotes criados:

LoteData de EntradaData de Validade
Lote110.10.202010.04.2021
Lote215.12.202015.06.2021
Lote312.02.202112.08.2021

  1. Aceda ao menu localizado no lado esquerdo da página, e navegue até Fatura ( menu Menu >Vendas > Faturação ).

  2. Pressione o botão Introduza Fatura.

  3. Preencha, por exemplo, no campo Data do Documento, 25.02.2021.

  4. Preencha no campo Cliente, um cliente aleatório.

  5. Na secção Detalhes, na coluna Referência, digite o artigo anteriormente configurado.

  6. Verifique que na coluna Lote, automaticamente é selecionado o Lote1, uma vez que em função da data do documento, o lote desse artigo mais próximo de expirar, é o Lote1.

  7. Adicione toda a informação importante nos restantes campos da fatura.

  8. Pressione o botão Grave. Caso tenha o documento em estado rascunho, assine o documento.
    sticky_note_2Notas

    Para poder efetuar análises aos lotes existentes na sua base de dados, veja aqui.
tips_and_updatesDicas

O PHC GO na cópia de documentos poderá gerir por si os vários Lotes de acordo com a valorização do lote introduzido na Ficha do Artigo

Por exemplo:

  • Quando criamos uma encomenda de cliente nos dossiers internos para artigos (com gestão de lotes) mas em que o lote não é identificado nas linhas da encomenda, ao criar a fatura por copia da encomenda o lote fica automaticamente preenchido por sugestão da aplicação.

  • Quando a encomenda de cliente tem os respetivos lotes introduzidos nas linhas dos artigos, então são esses lotes que vigoram na cópia para o documento de faturação.

  • Quando a encomenda de cliente tem os respetivos lotes introduzidos nas linhas dos artigos e um ou mais lotes estão com data expirada face à data corrente, então se nas opções de cópia ativar a opção Substitui lotes expirados a aplicação automaticamente sugere outros lotes com data de validade igual ou superior à data corrente (desde que existam) e são esses lotes que vigoram na cópia para o documento de faturação.

sticky_note_2Notas

  • Este comportamento da aplicação também se aplica na cópia de documentos de faturação.

  • Apesar da aplicação sugerir os lotes, os mesmos poderão ser alterados pelo utilizador.

  • Caso grave um documento que nas suas linhas de artigos possua lotes cuja data de validade já expiraram face à data corrente, então a aplicação emite uma mensagem à avisá-lo de tal situação e onde poderá decidir se pretende ou não continuar com a gravação do documento.


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