Manuais
PHC GO Add-on - Alertas e Lembretes (Reações)
 
Em determinadas situações os utilizadores necessitam de ser avisados ou avisar alguém interno ou externo à empresa de coisas que são necessárias fazer em função de momentos que vão acontecendo, como por exemplo:

  • Enviar um email ao cliente a dizer que tem uma fatura a vencer daqui a 3 dias.
  • Enviar um email com uma fatura no dia seguinte, caso a fatura não tenha sido impressa no dia anterior.
  • Ter uma tarefa para liquidar uma fatura de fornecedor na semana antes de se vencer.


O utilizador irá poder configurar três tipos reações neste add-on mediante determinadas necessidades:
  • Envio de email,
  • Criação de tarefa,
  • Criação de aviso


Informação

Este add-on utiliza configuração de agendamentos pelo que existe uma limite diario de agendamentos por plano.
Abaixo encontra-se a tabela de agendamentos por plano.

Agendamentos por plano
PlanoGrowStarProExpert
Agendamentos2 p/dia10 p/dia20 p/dia

 
 
Notas

A aplicação permite configurar os 3 tipos de reações em simultâneo para a mesma reação.

O Add-on Alertas e Lembretes está disponível a partir da gama Advanced.


Na instalação do add-on, irão uma série de reações de base que podem ser ativadas pelo utilizador.
  1. Cobrar documentos de faturação
    Cria uma tarefa para cobrar documentos de faturação acima de 1000 euros, dois dias antes de vencer.

  2. Enviar documento de faturação
    Envia fatura por email para o cliente, se ainda não tiver sido enviada.

  3. Lembrar de encomendar artigos com stock abaixo do valor de stock mínimo
    Criar tarefa para indicar que o artigo atingiu o valor de stock mínimo e é necessário fazer uma encomenda.

  4. Lembrar o aniversário de um cliente
    Cria uma tarefa para lembrar o aniversário de um cliente.

  5. Lembrar de pagar fatura
    Cria uma tarefa para lembrar que amanhã há uma fatura para pagar.


    Notas

    As reações são instaladas por defeito inativas. O utilizador pode ativar e alterar as configurações de cada reação para o que mais se ajuste à sua realidade ou necessidade. Pode ainda duplicar cada reação ou introduzir novas reações.



    Dicas

    As reações dependem da forma como está configurado o ecrã Configuração de agendamentos. Deve de aceder a este ecrã e configura-lo de acordo com o pretendido.

    Para mais informações sobre agendamentos clique aqui


    Vamos agora explicar cada campo da reação e qual o seu propósito.

    No cabeçalho da reação podemos encontrar 3 campos:
    • Título - Descrição da reação para permitir identificar facilmente a reação.
    • Inativo - Este campo permite inativar a reação. Quando ativo a reação não é executada.
    • Entidade - Entidade no qual incidirá a reação.



    O tabulador de Dados Gerais é composto por vários separadores, os quais iremos detalhar individualmente. Para obter mais informações sobre os campos de um separador, carregue em Mostrar/Ocultar referente ao separador específico (ou em alternativa, pode carregar em Abrir todos).
     
     

    Geral


    • Descrição - Campo que serve para identificar de forma detalhada o objetivo da reação.

    E-mail


    • Envio de e-mail - Ao selecionar esta opção será enviado um e-mail caso as condições da reação se verifiquem.

    • De - Serve para identificar o remetente do e-mail.

    • Template do e-mail - Template que será utilizado no envio do e-mail. Este template deve estar configurado com o destinatário do e-mail, o assunto e o conteúdo.
      infoInformações

      Nesta área também tem disponível para ativação a checkbox check_box Gerar link para o portal GO. Ao selecionar esta opção, um link para o Portal GO será adicionado ao email para consulta do documento. Esta opção apenas fica ativa se a entidade selecionada for Documentos de Faturação, Dossiers, Recibos ou Pagamentos.
    • Anexar relatório - Ao selecionar esta opção o ficheiro PDF do relatório selecionado será anexado ao e-mail.

    • Relatório - Relatório de impressão para o envio do documento.

    Tarefa


    • Criação de tarefa - Ao selecionar esta opção será criada uma tarefa caso as condições da reação se verifiquem.

    • Tipo da tarefa - Tipo de tarefa pretendido para classificação da mesma.

    • Apenas se o e-mail for enviado - Esta opção apenas se aplica se o campo Envio de e-mail estivar ativo. Ao ativar este campo a tarefa apenas será criada se o e-mail for enviado com sucesso.

    • Para quem - Responsável da tarefa que será gerada.
      Pode ter as seguintes opções:
      • Um utilizador especifico.
      • Utilizador que criou o registo.
      • Ultimo utilizador que alterou os dados.
      • Com o campo vazio - Se o campo permanecer vazio a tarefa será direcionada a todos os utilizadores.

    • Utilizador especifico - Campo apenas habilitado se a opção selecionada no campo Para quem for Um utilizador especifico. Este campo serve para selecionar um utilizador especifico que esteja ativo na tabela de utilizadores.

    • Com que titulo - Titulo da tarefa que será criada. Poderá utilizar variáveis como por exemplo: {FT.NOME}, {FT.CLVO.TELEFONE}.

    • Com que descrição - Descrição pretendida para a tarefa. Poderá utilizar variáveis como por exemplo: {FT.NOME}, {FT.CLVO.TELEFONE}.

    Aviso


    • Criação do aviso - Ao selecionar esta opção será criada um aviso caso as condições da reação se verifiquem.

    • Tipo do aviso - Tipo de aviso pretendido para classificação do mesmo.

    • Apenas se o e-mail for enviado - Esta opção apenas se aplica se o campo Envio de e-mail estivar ativo. Ao ativar este campo o aviso apenas será criado se o e-mail for enviado com sucesso.

    • Para quem - Utilizador para o qual o aviso será enviado.
      Pode ter as seguintes opções:
      • Um utilizador especifico.
      • Utilizador que criou o registo.
      • Ultimo utilizador que alterou os dados.
      • Com o campo vazio - Se o campo permanecer vazio o Aviso será direcionado a todos os utilizadores.

    • Utilizador especifico - Campo apenas habilitado se a opção selecionada no campo Para quem for Um utilizador especifico. Este campo serve para selecionar um utilizador especifico que esteja ativo na tabela de utilizadores.

    • Com que titulo - Titulo do aviso que será criado. Poderá utilizar variáveis como por exemplo: {FT.NOME}, {FT.CLVO.TELEFONE}.

    • Com que texto - Descrição pretendida para o aviso. Poderá utilizar variáveis como por exemplo: {FT.NOME}, {FT.CLVO.TELEFONE}.

    Condições


    As condições da reação são introduzidas numa grelha:
    Para introduzir uma reação deve clicar no botão Adicione Condição ou caso já existam condições na reação deve de clicar no sinal + numa das linhas das condições.

    A grelha das condições é composta pelo seguintes campos que passamos a detalhar:

    • Campo - Serve para selecionar campos relativo à entidade selecionada no campo Entidade.

    • Tipo do campo - Tipo de campo selecionado. (Preenchimento automático)

    • Comparação - Expressão de comparação, que pode ter as seguintes condições:
      • Começa por
      • Contém
      • Diferente de
      • Igual a
      • Não começa por
      • Não contém


    • Valor (Texto) - Valor de comparação caso o campo seja do tipo Caracter

    • Valor (Logico) - Valor de comparação caso o campo seja do tipo Logico

    • Valor (Numérico) - Valor de comparação caso o campo seja do tipo Numérico ou Data. No caso do tipo data o valor deve ser em dias.

    • Campo para comparação - Esta opção deve ser utilizada se pretender fazer a comparação entre dois campos. Apenas se aplica se o campo selecionado for do tipo Numérico.

      A aplicação irá reagir com um dos tipos de ração quando se verificarem todas as condições adicionadas à mesma.

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