É no ecrã das Despesas ( menu Menu > Pesquise por Despesas ) onde pode lançar os diversos registos de despesas relacionadas com a sua atividade, como despesas ligadas a compras de economato, despesas de luz, deslocações e estadias com gasóleo, almoços, jantares e alojamento dos seus colaboradores, entre outras.
O registo dessas despesas com a respetiva base de incidência e imposto terão reflexão direta nos movimentos de tesouraria associados à conta usada para a liquidação dessas despesas.
Pode ainda emitir em impressora, descarregar para PDF, criar ou enviar o ficheiro SEPA para o banco, ou enviar por e-mail o registo dessas despesas, fazendo uso dos relatórios que vêm de base com a aplicação.
sticky_note_2Notas
A funcionalidade do envio de SEPA da despesa para o banco apenas está disponível para a entidade Millennium BCP.
infoInformações
As despesas estão disponíveis nos planos Advanced e Enterprise.
Para conhecer todas as funcionalidades inerentes a este ecrã, iremos começar por explicar os campos que compõem a área da Informação Principal e o tabulador dos Dados Gerais.
manage_searchTópicos Relacionados
Para obter outras informações sobre campos ou áreas relacionadas com o ecrã de despesas, clique abaixo no tópico pretendido:
INFORMAÇÃO PRINCIPAL
Esta área do ecrã é composta pelos seguintes campos:
Beneficiário: Escolha da lista apresentada, caso a tipologia da despesa se adeque, um beneficiário para a despesa, ou pode preencher um novo beneficiário neste local, e de seguida pressionar a opção Adicione item, para que o mesmo possa ser criado após a gravação da despesa.
Descrição: Campo para preenchimento de uma breve descrição do registo de despesas para identificação.
Número: Trata-se do número interno do registo da despesa e como tal não permite edição pelo utilizador. O valor deste campo é incrementado automaticamente pela aplicação com base no valor do último registo criado.
Data: Indique a data de registo das despesas, por defeito é-lhe sugerida a data corrente, no entanto, pode colocar a data que pretender.
Data de pagamento: Selecione a data de pagamento a utilizar no pagamento da despesa. Esta data será a data utilizada para a definição da data do Movimento Contabilístico e do Movimento de Tesouraria associados à Despesa. Caso não defina nenhuma data de pagamento, o campo assume o preenchimento com a data em que a despesa é dada como paga.
tips_and_updatesDicas
Caso esteja a lançar despesas sobre uma conta de tesouraria numa moeda estrangeira (distinta da moeda que tem definida no ecrã dos
Dados da Empresa), a aplicação irá efetuar os cálculos dos valores nessa moeda com base no último câmbio à data que tenha definido para essa moeda no ecrã de
Câmbios. Assim, os cálculos dos câmbios das despesas para a moeda base serão influenciados em função da data do registo introduzido neste campo.
DADOS GERAIS
O tabulador de Dados Gerais é composto por vários separadores, os quais iremos detalhar individualmente.
Para obter mais informações sobre os campos de um separador, carregue em Mostrar/Ocultar referente ao separador específico (ou em alternativa, pode carregar em Abrir todos).
Na grelha, o botão de
Adicione Despesa permite insirir as despesas respetivas preenchendo os campos:
Tipo de Despesa: Este campo apresenta a lista dos registos configurados no ecrã de
Tipos de Despesas e que estejam ativos.
Data: Este campo destina-se a introduzir a data efetiva da despesa, a que está indicada no respetivo documento original.
Documento: Campo para preencher a referência/nº do documento indicado no documento original.
Descrição: Campo para preencher descritivo da despesa de forma a facilitar a sua identificação.
Valor: Campo para registar o valor total da despesa.
Tabela de IVA: Este campo vem automaticamente preenchido, caso no ecrã de Tipos de Despesas tenha definido uma tabela de IVA a usar por defeito para o tipo de despesa. No entanto, o valor sugerido pode ser alterado caso assim pretenda.
% IVA Dedutível: Este campo aplica-se exclusivamente para localizações em
Portugal,
Angola e
Moçambique.
Mostra a percentagem de IVA dedutível a aplicar na despesa. À semelhança do anterior campo, também este pode vir automaticamente preenchido, caso no ecrã de Tipos de Despesas tenha definido uma % de IVA dedutível a usar por defeito para o tipo de despesa que está a lançar.
Ao clicar no botão
more_horiz é aberto o ecrã de dimensões analíticas que se destina a definir as dimensões analíticas e respetivas hierarquias ou repartições, bem como a percentagem.
Dimensão: Permite escolher uma dimensão analítica.
Hierarquia/Repartição: Permite escolher uma hierarquia ou repartição associada à dimensão analítica.
Percentagem: Permite definir uma percentagem para a dimensão e respetiva hierarquia/repartição.
infoInformações
Para mais informações sobre dimensões analíticas clique
aqui.
infoInformações
As dimensões analíticas apenas estão disponíveis nos planos Advanced e Enterprise.
À medida que for lançando linhas de despesas, os campos da
Incidência,
Total de IVA e
Total serão atualizados.
Neste separador temos disponíveis os seguintes campos:
Moeda: Indica a sigla da moeda associada à conta de tesouraria que tenha definida no campo seguinte da
Conta.
Conta: Campo destinado a indicar a conta de tesouraria onde será refletido o movimento das despesas.
Código: Campo destinado a classificar o código de tesouraria que será usado no movimento de saída de valores das despesas.
sticky_note_2Notas
O campo Conta poderá vir pré-preenchido, caso no ecrã de Parâmetros tenha definido uma Conta de Tesouraria a usar por defeito em despesas.
O campo Código poderá vir pré-preenchido, em função do que tenha configurado no ecrã de Parâmetros, isto é, se definiu um Código de Tesouraria por defeito em despesas.
Abaixo destes campos é exibida a informação em detalhe dos totalizadores do registo das despesas e onde poderá obter de imediato a informação do
total de IVA dedutível e
não dedutível, bem com a respetiva
distribuição por taxas de IVA.
Neste separador encontramos os seguintes campos:
Forma de pagamento: Escolha da lista, a forma de pagamento para pagamento da despesa.
IBAN: Caso tenha selecionado um beneficiário que já exista na tabela respetiva, este campo é apenas é de leitura, e apresenta o número internacional de identificação bancária do beneficiário.
Caso o beneficiário tenha sido adicionado na despesa, este campo está editável, e permite o preenchimento do IBAN do novo beneficiário, e esse dado é guardado no campo com o mesmo nome no ecrã
Beneficiários, após a gravação da despesa.
BIC: Caso tenha selecionado um beneficiário que já exista na tabela respetiva, este campo é apenas é de leitura, e apresenta o código de identificação bancária (SWIFT) do beneficiário.
Caso o beneficiário tenha sido adicionado na despesa, este campo está editável, e permite o preenchimento do BIC do novo beneficiário, e esse dado é guardado no campo com o mesmo nome no ecrã
Beneficiários, após a gravação da despesa..
tips_and_updatesDicas
Parâmetros da aplicação
Na secção da Tesouraria dos parâmetros da aplicação existe o parâmetro Marca a despesa como paga. Caso ative este campo significa que a despesa é automaticamente paga ao gravar a mesma. Se existir um fluxo operacional que obrigue a aprovação da despesa e que o parâmetro esteja ativo a despesa é dada como paga ao aprovar a despesa.
infoInformações
As ações de registo Crie ficheiro SEPA ou Envie SEPA para o banco apenas ficam disponíveis caso seja escolhido a Forma de Pagamento correspondente à T. Bancária e caso a despesa se encontre paga. Para o caso da ação de registo Envie ficheiro SEPA para o banco é ainda necessário ter as configurações necessárias para efetuar a ligação ao banco.
Caso tenha selecionado um beneficiário que já exista na tabela respetiva, é apresentado o país do beneficiário.
Caso o beneficiário tenha sido adicionado na despesa, este campo permite o preenchimento do País da morada do novo beneficiário, e esse dado é guardado no campo com o mesmo nome no ecrã
Beneficiários, após a gravação da despesa..
Referência Interna: Este campo permite associar uma referência interna ao registo de despesas.
infoInformações
A referência interna representa um identificador que permite caraterizar um registo de um ecrã. Após atribuir uma referência interna a um registo de despesa é possível por exemplo, restringir os acessos aos dados das despesas, recorrendo a filtros de acesso que podem ser configurados por utilizador, sendo que um utilizador ao aceder às despesas poderá ver apenas os registos de despesas com a referência que tem atribuída na sua ficha de utilizador. Para mais informações clique
aqui.
Para que sejam exibidas registos nas Referências Internas deve proceder à criação prévia das mesmas através do (
menu Menu > Definições > Gerais >
Referência Interna ).
infoInformações
Esta seção e os campos que a compõem aplicam-se exclusivamente para localizações do PHC GO em
Portugal e estão disponíveis caso tenha subscrito o produto
Contabilidade PHC GO.
Este campo determina se o documento já se encontra contabilizado ou não na Contabilidade PHC GO.
Lançamento: Este campo indica o nº do lançamento onde foi contabilizado o documento. O campo é atualizado automaticamente após a integração com sucesso do documento na Contabilidade PHC GO.
Data do lançamento: Este campo indica a data em que foi lançado o documento na contabilidade. O campo é atualizado automaticamente após a integração com sucesso do documento na Contabilidade PHC GO.
Resultado da integração: Este campo indica o resultado derivado da integração do documento na contabilidade, podendo ser de sucesso ou de insucesso (neste último caso poderá indicar o motivo pelo qual o documento não foi integrado). O campo é atualizado automaticamente após a integração com sucesso/insucesso do documento na Contabilidade PHC GO.
tips_and_updatesDicas
A despesa apenas é integrada na contabilidade caso a mesma se encontre paga.
Este separador apenas está disponível nos planos
Advanced e
Enterprise e destina-se a definir as dimensões analíticas e respetivas hierarquias ou repartições, bem como a percentagem.
Dimensão: Permite escolher uma dimensão analítica.
Hierarquia/Repartição: Permite escolher uma hierarquia ou repartição associada à dimensão analítica.
Percentagem: Permite definir uma percentagem para a dimensão e respetiva hierarquia/repartição.
infoInformações
Para mais informações sobre dimensões analíticas clique
aqui.