Manuais

Como criar ou alterar despesas

É no ecrã das Despesas ( menu Menu > Tesouraria > Despesas ) onde pode lançar os diversos registos de despesas relacionadas com a sua atividade, como despesas ligadas a compras de economato, despesas de luz, deslocações e estadias com gasóleo, almoços, jantares e alojamento dos seus colaboradores, entre outras.

O registo dessas despesas com a respetiva base de incidência e imposto terão reflexão direta nos movimentos de tesouraria associados à conta usada para a liquidação dessas despesas.

Pode ainda emitir em impressora, descarregar para PDF, criar ou enviar o ficheiro SEPA para o banco, ou enviar por e-mail o registo dessas despesas, fazendo uso dos relatórios que vêm de base com a aplicação.

sticky_note_2Notas

A funcionalidade do envio de SEPA da despesa para o banco apenas está disponível para a entidade Millennium BCP.

Tem ainda disponíveis ferramentas que permitem ver e analisar em tempo real o registo dessas despesas e o seu reflexo na tesouraria, através de Análises.

infoInformações

As despesas estão disponíveis nos planos Pro e Expert.

Para conhecer todas as funcionalidades inerentes a este ecrã, iremos começar por explicar os campos que compõem a área da Informação Principal e o tabulador dos Dados Gerais.

manage_searchTópicos Relacionados

Para obter outras informações sobre campos ou áreas relacionadas com o ecrã de despesas, clique abaixo no tópico pretendido:

INFORMAÇÃO PRINCIPAL

Esta área do ecrã é composta pelos seguintes campos:

Beneficiário: Escolha da lista apresentada, caso a tipologia da despesa se adeque, um beneficiário para a despesa, ou pode preencher um novo beneficiário neste local, e de seguida pressionar a opção Adicione item, para que o mesmo possa ser criado após a gravação da despesa.

Descrição: Campo para preenchimento de uma breve descrição do registo de despesas para identificação.

Número: Trata-se do número interno do registo da despesa e como tal não permite edição pelo utilizador. O valor deste campo é incrementado automaticamente pela aplicação com base no valor do último registo criado.

Data: Indique a data de registo das despesas, por defeito é-lhe sugerida a data corrente, no entanto, pode colocar a data que pretender.

tips_and_updatesDicas

Caso esteja a lançar despesas sobre uma conta de tesouraria numa moeda estrangeira (distinta da moeda que tem definida no ecrã dos Dados da Empresa), a aplicação irá efetuar os cálculos dos valores nessa moeda com base no último câmbio à data que tenha definido para essa moeda no ecrã de Câmbios. Assim, os cálculos dos câmbios das despesas para a moeda base serão influenciados em função da data do registo introduzido neste campo.

DADOS GERAIS

O tabulador de Dados Gerais é composto por vários separadores, os quais iremos detalhar individualmente.

Para obter mais informações sobre os campos de um separador, carregue em Mostrar/Ocultar referente ao separador específico (ou em alternativa, pode carregar em Abrir todos).

Abrir Todos

Detalhes

Abrir/Fechar

Na grelha, o botão de Adicione Despesa permite insirir as despesas respetivas preenchendo os campos:

Tipo de Despesa: Este campo apresenta a lista dos registos configurados no ecrã de Tipos de Despesas e que estejam ativos.

Data: Este campo destina-se a introduzir a data efetiva da despesa, a que está indicada no respetivo documento original.

Documento: Campo para preencher a referência/nº do documento indicado no documento original.

Descrição: Campo para preencher descritivo da despesa de forma a facilitar a sua identificação.

Valor: Campo para registar o valor total da despesa.

Tabela de IVA: Este campo vem automaticamente preenchido, caso no ecrã de Tipos de Despesas tenha definido uma tabela de IVA a usar por defeito para o tipo de despesa. No entanto, o valor sugerido pode ser alterado caso assim pretenda.

% IVA Dedutível: Este campo mostra a percentagem de IVA dedutível a aplicar na despesa. À semelhança do anterior campo, também este pode vir automaticamente preenchido, caso no ecrã de Tipos de Despesas tenha definido uma % de IVA dedutível a usar por defeito para o tipo de despesa que está a lançar.

À medida que for lançando linhas de despesas, os campos da Incidência, Total de IVA e Total serão atualizados.

Financeiro

Abrir/Fechar

Neste separador temos disponíveis os seguintes campos:

Moeda: Indica a sigla da moeda associada à conta de tesouraria que tenha definida no campo seguinte da Conta.

Conta: Campo destinado a indicar a conta de tesouraria onde será refletido o movimento das despesas.

Código: Campo destinado a classificar o código de tesouraria que será usado no movimento de saída de valores das despesas.

sticky_note_2Notas

O campo Conta poderá vir pré-preenchido, caso no ecrã de Parâmetros tenha definido uma Conta de Tesouraria a usar por defeito em despesas.

O campo Código poderá vir pré-preenchido, em função do que tenha configurado no ecrã de Parâmetros, isto é, se definiu um Código de Tesouraria por defeito em despesas.

Abaixo destes campos é exibida a informação em detalhe dos totalizadores do registo das despesas e onde poderá obter de imediato a informação do total de IVA dedutível e não dedutível, bem com a respetiva distribuição por taxas de IVA.

Outros Dados

Abrir/Fechar

Neste separador encontramos os seguintes campos:

Forma de pagamento: Escolha da lista, a forma de pagamento para pagamento da despesa.

IBAN: Caso tenha selecionado um beneficiário que já exista na tabela respetiva, este campo é apenas é de leitura, e apresenta o número internacional de identificação bancária do beneficiário.
Caso o beneficiário tenha sido adicionado na despesa, este campo está editável, e permite o preenchimento do IBAN do novo beneficiário, e esse dado é guardado no campo com o mesmo nome no ecrã Beneficiários, após a gravação da despesa.

BIC: Caso tenha selecionado um beneficiário que já exista na tabela respetiva, este campo é apenas é de leitura, e apresenta o código de identificação bancária (SWIFT) do beneficiário.
Caso o beneficiário tenha sido adicionado na despesa, este campo está editável, e permite o preenchimento do BIC do novo beneficiário, e esse dado é guardado no campo com o mesmo nome no ecrã Beneficiários, após a gravação da despesa..

Pago: É um campo que fica automaticamente ativo ou inativo mediante a ação de registo selecionada Pague despesa ou Reverta pagamento da despesa e que serve para indicar se o registo das despesas está pago ou por pagar.

tips_and_updatesDicas

As ações de registo Crie ficheiro SEPA ou Envie SEPA para o banco apenas ficam disponíveis caso seja escolhido a Forma de Pagamento correspondente à T. Bancária e caso a despesa se encontre paga. Para o caso da ação de registo Envie ficheiro SEPA para o banco é ainda necessário ter as configurações necessárias para efetuar a ligação ao banco.

País: Caso tenha selecionado um beneficiário que já exista na tabela respetiva, é apresentado o país do beneficiário.
Caso o beneficiário tenha sido adicionado na despesa, este campo permite o preenchimento do País da morada do novo beneficiário, e esse dado é guardado no campo com o mesmo nome no ecrã Beneficiários, após a gravação da despesa..

Referência Interna: Este campo permite associar uma referência interna ao registo de despesas.

infoInformações

A referência interna representa um identificador que permite caraterizar um registo de um ecrã. Após atribuir uma referência interna a um registo de despesa é possível por exemplo, restringir os acessos aos dados das despesas, recorrendo a filtros de acesso que podem ser configurados por utilizador, sendo que um utilizador ao aceder às despesas poderá ver apenas os registos de despesas com a referência que tem atribuída na sua ficha de utilizador. Para mais informações clique aqui.

Para que sejam exibidas registos nas Referências Internas deve proceder à criação prévia das mesmas através do ( menu Menu > Definições > Gerais > Referência Interna ).

Contabilidade

Abrir/Fechar

infoInformações

Esta seção e os campos que a compõem aplicam-se exclusivamente para localizações do PHC GO em Portugal e estão disponíveis caso tenha subscrito o produto Contabilidade PHC GO.

Contabilizado: Este campo determina se o documento já se encontra contabilizado ou não na Contabilidade PHC GO.

Lançamento: Este campo indica o nº do lançamento onde foi contabilizado o documento. O campo é atualizado automaticamente após a integração com sucesso do documento na Contabilidade PHC GO.

Data do lançamento: Este campo indica a data em que foi lançado o documento na contabilidade. O campo é atualizado automaticamente após a integração com sucesso do documento na Contabilidade PHC GO.

Resultado da integração: Este campo indica o resultado derivado da integração do documento na contabilidade, podendo ser de sucesso ou de insucesso (neste último caso poderá indicar o motivo pelo qual o documento não foi integrado). O campo é atualizado automaticamente após a integração com sucesso/insucesso do documento na Contabilidade PHC GO.

tips_and_updatesDicas

A despesa apenas é integrada na contabilidade caso a mesma se encontre paga.